自動控制是工程科學的一個分支。它涉及利用反饋原理的對動態系統的自動影響,以使得輸出值接近我們想要的值。

自動控制的目的是有目標的改變系統行為,使之達到預想的特性。


自動控制系統重視反饋機制的設計 使得系統行為 收斂在設計者想要達到的方向 反之當反饋機制產生問題時系統行為很有可能會 發散後果將不得而知!! 


作為一個人力資源管理專業人員自動控制的原理或許可以作為一個有效的參考架構!! 而其中最值得深思的是 反饋機制 ,其中同時要關注這個反饋機制必須能使系統 發生「自動影響」 ,才能產生效果


企業也是一個系統這個系統面對內外環境的多重變數為了使系統運作有效率有效能企業必須設計一些 反饋的機制在裡面企業才能達成預設的目標 而這些控制的機制當然最好是能夠自動化以因應瞬息萬變的環境變數


在我看來人力資源管理者手上有兩個反饋機制可以用來協調企業這個系統的功能是否有效率確保企業目標是否有機會完成

第一個反饋機制是 績效管理第二個反饋機制是 溝通管理

 


首先來談談績效管理

績效管理的定義流程手法等不是今天要談的重點這些您可以參考小弟轉貼的 陳培光老師談績效管理】一文

我想要談的是從自動控制的觀點來強調「績效管理」的核心觀念包含如何 產生「自動影響」?  如何形成「收斂而非發散」?


為了產生「自動影響」與「收斂而非發散」績效管理必須隨時為之&用心為之


隨時為之」指的是隨時檢驗目標的執行進度隨時關心同仁的職能行為必須立即、具體且客觀隨時討論隨時反饋隨時鼓勵甚至隨時糾正


主管隨時且一致性的關注同仁就會逐漸產生新的認知並養成習慣如果KPI & Competence都設定的很清楚的話加上主管的耳提面命同仁當然會琅琅上口工作行為與工作績效自然容易收斂無論是定期或不定期主管必須投入時間來隨時管理當投入足夠的時間之後部門成員的觀念與行為會形成一致性甚至遇到不同的挑戰仍能產出相同的績效水準此時「自動影響」就自然形成在組織裡面了


當然如果主管們只是配合公司規定的考核季節行禮如儀其他大部分的時間都放牛吃草的話同仁就會發現只要考核季節時行為表現多一點 工作內容多一些很容易就可以矇騙過關再加上平時跟主管打好關係考核的結果自然不會太差...   你會發現這樣的主管經常在救火 擦屁股大部分的時間都在處理例外狀況而且一天到晚都有同仁來測試你的管理底線 (當然往往都會測試成功於是乎你的底線逐漸模糊...)於是乎同仁行為千奇百怪組織氣氛千瘡百孔最後導致部門向心力不足、績效不彰!! 主管平常沒有花時間隨時例行管理最後反而要花更多時間來例外管理。 每當有主管跟我抱怨現在的年輕人越來越難管抱怨同仁不懂管理者的苦心的時候我經常會發現其實是他們的時間管理出問題一開始沒有花時間讓部門產生「自動影響」的氣候自然事倍功半!!


隨時為之還得搭配用心為之」才能產生效果。 每個人都有自己的理想與抱負都有自己的價值與熱情所在!! 主管必須用心去發掘同仁的理想抱負價值及熱情所在因勢利導循循善誘與同仁深談且不斷溝通凝聚共同的願景如此才能產生新的熱情與力量!! 同仁不是機器不是一個口令一個動作可以管理的因此不斷灌輸公司目標與要求太多官方的、單向的隨時為之非但很難激發同仁投入的熱情與持續力更可能造成反效果尤其管理知識工作者更加不得不慎!! 


因此能夠產生「自動影響」與「收斂」的績效管理需要各級主管的隨時為之以及用心為之」!!

 


再者來談談溝通管理

這裡談的溝通管理不包含實體的管道的討論因此不會論及員工信箱、員工大會、Skip Level Meeting、總經理有約...等實體管道的運用


企業裡面遇到的溝通問題往往不是沒有溝通的管道而是沒有溝通的氣氛/意願而沒有溝通的氣氛或意願的原因很弔詭的往往來自於害怕衝突!!  人們認為溝通應建立在和諧的氣氛底下總是覺得人跟人之間溝通的時候應該是笑臉迎人應該是一團和氣應該避免踩到他人痛腳應該避免道人長短並且得饒人處且饒人... 因此下意識認為任何形式的衝突都必須避免然而對於衝突的趨避卻往往帶來溝通不良的結果。  因為沒有衝突的溝通充其量只維持了表面的和諧只贏得了脆弱的承諾只能是淺層的了解如此溝通品質還不如不要溝通!!


大家可以自我評估一下各位公司開的會議有沒有會而不議而不決決而不行行而不持久的現象? 會不會與會成員之間表面一團和氣私底下暗潮洶湧各懷鬼胎(本位主義)實際上則是一盤散沙?  各層級的同仁們有沒有把握侃侃而談公司營運方向/目標與個人工作目標的連結?  公司內搞政治角力的人是否比搞理想/願景的人多? 公司有沒有一言堂的現象? 各種型態的聚會只要在場最高主管一說話其他人都自動消音、恭聽聖諭?  有沒有可能主管對部屬的行為事事稱是、掩過飾非同仁往往等到最後績效排名才知道自己被排在Buttom 5?


這些都是溝通管理出了問題的徵兆!!  這些都不是多多開放溝通管道能夠解決的問題更不是單純開設溝通技巧課程能夠處理的問題!!


那要如何創造具建設性的溝通環境呢? 首先就是最高經營團隊的以身作則!! 這不是單純董事長或總經理一個人的問題而是公司第一階管理團隊的整體問題。  做法很簡單也很難簡單的是要樂於衝突難的是有人先踏出第一步並且接納這第一步。 衝突當然不等同於吵架(其實團隊還真怕為了吵架而吵架沒有建設性)重點是把議題不同的觀點與資訊充分反映出來避免為了和諧而和諧這樣才能真正粹取出團隊的智慧避開團隊的迷思並且經過深層且周延的百花齊放團隊成員也才能夠對於最後決議作出承諾並且未來執行時也不容易出現行為或情緒上的反彈或抗拒如此才是真正的溝通管理!! 


也唯有如此企業體裡面的各階層各Function才能真實且即時反饋」所面臨的問題提出並形成解決之道並且作出承諾有效執行。 當團隊有這樣的溝通習慣與文化時企業自然能達到「自動影響」的境界使得企業目標在不斷反饋與修正的過程中持續實踐!!

 

 

自動控制雖是工程的名詞然而幾個基礎的觀念運用在企業管理上卻不失實用的參考價值。

希望以上的分享對於各位親愛的朋友們有些幫助喔...^^~


 

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